Le salon professionnel représente un outil à part entière dans la stratégie de communication et marketing d'une entreprise. Il permet notamment de prospecter de nouveaux marchés et de rencontrer de nouveaux clients, des partenaires ou encore d’observer la concurrence. Mais attention : la participation à un salon ne s'improvise pas.
Dans la chronologie des événements, cette participation peut se découper en 3 phases : Pendant, avant, après, avec, à chaque phase des précautions à prendre.
Nous aborderons dans cet article la phase de préparation qui est cruciale pour la réussite du projet.
Réussir un salon à l’étranger c’est se préparer et anticiper !
- Au départ il y a évidemment le choix de la manifestation. Il existe sur le web de multiples façons de connaître les foires et salons qui se déroulent aux quatre coins de la planète. Par exemple sur Le Dico du commerce international vous avez accès à une rubrique « Foires et salons internationaux » qui répertorie de nombreux sites proposant ce genre d’événement. C’est une évidence mais il convient de le rappeler : il ne s’agit pas de participer à un salon au hasard, mais bien au plus intéressant en termes de remontées pour l’entreprise. Il faut donc se renseigner précisément sur les choix possibles. Il faudra particulièrement porter attention aux éléments suivants : coût d’inscription, dates, durée, couverture médiatique, analyse des éditions précédentes (méfiance sur les événements nouveaux), prestation proposée par les organisateurs, visiteurs (nombre, profil…), distance géographique…
- Définir des objectifs : Participer à une foire/salon, oui mais pour faire quoi ? L’objectif est-il de vendre, créer des contacts, observer,… il faut définir ce qu’on veut y faire, ce qu’on souhaite montrer et avec quel budget.
- S’organiser. Il est toujours intéressant sur ce genre de projet de nommer une personne (voir une équipe quand c’est possible) qui prendra en charge l’exécution. Référent, il sera l’interlocuteur qui pourra à tout moment faire le point sur l’avancement des préparations et être l’élément coordinateur, centralisateur. A ce stade il convient de lister et planifier tous les éléments nécessaires à la participation (le rétro-planning parait être un outil intéressant à construire dans ce cadre).
- Préparer les documents commerciaux. Etre présent sur un salon ne suffit pas, il faut y être visible mais aussi pouvoir laisser des traces de son passage aux différents acteurs rencontrés : clients potentiels, partenaires, prestataires ou encore prescripteurs…. Il faut donc que l’entreprise prépare des documents commerciaux spécifiques à l’opération. Spécifique car qui dit marché étranger dit document traduit dans la langue du pays visé ! Ces documents doivent être d’une qualité irréprochable et donc être fait par des professionnels. On peut très bien se tourner vers des acteurs du web qui offrent des prestations de qualité sans investir dans du matériel de reprographie. Par exemple une société comme helloprint.fr, effectue se type de service mais peut en plus vous permettre de passer commande de l’étranger et de vous faire livrer sur place vos cartes de visite, flyers, banderoles ou encore dossiers… intéressant en cas d’oubli ou de rupture de stock ! Attention, la qualité de la traduction d’un document est aussi importante que sa présentation, il peut alors être également nécessaire de faire appel à des professionnels. Il faut faire remarquer que la France n’a pas particulièrement bonne réputation dans ce domaine.
Il est important de préciser, sur cette thématique de la communication, que la participation à un salon ou foire à l’étranger peut également servir auprès des clients… français ! Il faut promouvoir sa participation. Il est important de prévenir ses clients, prospects et autres partenaires de cette participation. Différentes techniques peuvent être employées : envoyer une newsletter, informer sur le site Internet ou le blog de l'entreprise, publier un communiqué de presse qui sera repris dans la presse locale, nationale ou spécialisée. Il est aussi utile d'envoyer des invitations. Ce type d’opération montre le dynamisme de l’entreprise et, sa volonté de prendre une envergure internationale, est également un indicateur de bonne santé !
Organiser la présence sur place :
- Il faut maintenant prévoir l’équipe qui sera sur place. Combien de personnes et pour quoi faire. N’oublions pas qu’un salon, c’est d’abord se montrer (personnel de contact présent sur le stand) mais c’est aussi observer la concurrence et l’environnement (un salon représente souvent un marché en taille réduite et sur un espace géographique restreint). N’oublions pas que d’aller à l’étranger représente un coût et qu’il est donc important d’optimiser le voyage. La présence au salon peut également être l’occasion de rencontrer des acteurs en dehors de l’événement : représentation française à l’étranger comme par exemple un représentant local de Business France.
- Au niveau matériel (en dehors des documents commerciaux abordés plus haut) tout dépend de ce que propose l’organisation. Y a-t-il du matériel à disposition ? Il faut penser au matériel d’exposition (si c’est un salon de qualité c’est normalement le cas) mais aussi à votre matériel : informatique, échantillon, machine de démonstration… Attention si vous souhaitez amenez du matériel à l’étranger, il y a des formalités. Le Carnet ATA simplifie vos démarches administratives et douanières et allège vos coûts. Ce point est à voir avec la CCI de votre région.
- Généralement les manifestations d’envergures internationales durent plusieurs jours, même semaines. Il faut donc prévoir la vie « quotidienne » de l’équipe : Hôtel, les repas, les déplacements… Il peut être intéressant de confectionner à l’attention des collègues qui seront du voyage, un petit livret regroupant toutes les informations nécessaires pour bien vivre le séjour : indicatif téléphonique, devise, décalage horaire, vaccin, plan, adresses….
Enfin, pour clôturer cet article je terminerai par rappeler une évidence : penser à vérifier la validité des papiers de l’équipe (carte d’identité, passeport…) !
